Настоящее информационно-методическое письмо подготовлено Управлением архивами Свердловской области (далее — Управление архивами) в связи с вопросами, возникающими при рассмотрении  экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области (далее — ЭПК) описей дел, представляемых организациями-источниками комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области (далее — муниципальные архивы).

В целях организации учета архивных документов, находящихся на хранении в муниципальных архивах и организациях — источниках комплектования муниципальных архивов, при нумерации описей дел постоянного срока хранения и описей дел по личному составу муниципальным архивам следует руководствоваться пунктами 22.2 и 22.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 (далее – Правила).

В соответствии со вторым абзацем пункта 22.2 Правил учетные номера могут быть простыми (содержать только цифровое обозначение), составными (содержать цифровое и буквенное обозначение и индекс в виде условных знаков, букв и (или) цифр, указываемый через дефис) и расширенными (содержать указание на порядковый номер части единицы учета). В соответствии с пунктом 22.3 Правил не допускается присвоение одинаковых номеров описям дел, документов – в пределах одного архивного фонда.

В пункте 22.3 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, разработанных по заказу Федерального архивного агентства (далее — Методические рекомендации к Правилам), отмечено, что учетный номер архивного фонда присваивается по списку фондов (Приложение № 5 к Правилам). Не допускается присвоение одинаковых номеров фондов в пределах одного архива. Описям дел, документов присваиваются очередные порядковые учетные номера по листу фонда; при нефондовой организации архивных документов – по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида. Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда (коллекции).

В отношении рекомендаций, содержащихся в абзаце втором пункта 22.3 Методических рекомендаций к Правилам, в соответствии с которыми допускается присвоение одинаковых номеров описи в пределах архивного фонда, при использовании литеры для обозначения типа документации, вида носителя информации (примеры: Оп.1 л/с; Оп.1 к/д (кинодокумент); Оп.1 DVD) поясняем следующее.

В четвертом абзаце пункта 22.3 Методических рекомендаций к Правилам указано, что описи дел, документов также учитываются по реестру описей валовыми номерами.

На основании изложенного, а также учитывая предыдущие решения Управления архивами, рекомендуем не осуществлять перенумерацию закрытых описей дел закрытых фондов; нумерацию описей действующих организаций продолжать до закрытия описей. При открытии новых фондов описям дел присваивать номер в валовом порядке с присвоением литеры «л» описям дел по личному составу (например, описи № 1 дел постоянного срока хранения, № 2 дел постоянного срока хранения, № 3-л дел по личному составу).

Просим довести данную информацию до руководителей муниципальных архивов и организаций – источников комплектования муниципальных архивов и руководствоваться положениями Правил при подготовке  проектов описей дел к рассмотрению ЭПК Управления архивами.